Proces niszczenia dokumentów wymaga ich przygotowania. Gromadzące się materiały papierowe i elektroniczne pełne danych należy umiejętnie zutylizować. Mając na uwadze w pełni skuteczne zniszczenie warto zdecydować się na usługę realizowaną przez profesjonalną firmę. Jak tylko oszacować koszty takiej usługi?
Co jakiś czas należy dokonywać cyklicznych generalnych porządków w biurze. Poza zużytymi przedmiotami użytku codziennego, szczególną uwagę należy poświęcić zaległej dokumentacji. Niektóre dokumenty są już nam zwyczajnie niepotrzebne, a innych nie możemy dalej przechowywać na przykład ze względu na zawarte na nich dane.
Co zrobić ze spiętrzającą się dokumentacją, której nie możemy zwyczajnie wyrzucić do kosza? Można użyć niszczarki biurowej. Wiadomo jednak, że te urządzenia mają ograniczoną wydajność. To przekłada się na ilość czasu, jaką musimy poświęcić na niszczenie dokumentów poprzez wkładanie jednocześnie dosłownie kilku kartek.
Dlatego właśnie – jeśli mamy bardzo dużo papierowych dokumentów, które chcielibyśmy trwale zniszczyć – warto zainteresować się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Jest to usługa świadczona przez wykwalifikowane do tego celu firmy, które nie tylko odbiorą dokumenty z biura, ale także pomogą je zapakować i zapewnią bezpieczny przewóz.
Ale… ile to kosztuje? Od czego zależy cena?
Rzadko zdarza się, by firma świadcząca profesjonalne usługi z zakresu niszczenia dokumentów posiadała ściśle określony cennik. Profesjonalne przedsiębiorstwa z tej branży zazwyczaj robią indywidualną wycenę dla każdego klienta, ponieważ potrzeby każdego z nich różnią się.
Cena uzależniona jest nie tylko od ilości dokumentów, ale także od tego, jakiego rodzaju są to materiały. Jak wiadomo – można zniszczyć nie tylko kartki papieru. Coraz częściej dane przechowujemy także na nośnikach cyfrowych, takich jak płyty DVD i CD, pendrive’y, dyski twarde oraz inne urządzenia. Cena całej usługi będzie się różniła zatem w zależności od rodzaju dokumentacji oraz sposobu jej przygotowania do odbioru. Dobrze jest, jeśli odpowiednio posegregujemy wszystko, co trzeba zniszczyć – też z tego powodu, że często gdzieś w stosie przypadkiem może znaleźć się dokument, którego wcale nie chcemy się pozbywać. Dlatego dokładne sprawdzenie i posegregowanie dokumentacji przed przekazaniem jej firmie zajmującej się niszczeniem dokumentów to priorytet – nie tylko w kwestii ceny. Należy mieć na uwadze, że utylizacja materiałów podzielonych na papier, karton i folię jest znacznie tańsza.
Od czego jeszcze zależy cena? Zazwyczaj zależy ona od liczby kontenerów potrzebnych do przewiezienia dokumentów. Cena jednostkowa kontenera zmniejsza się wraz ze wzrostem liczby kontenerów, co pozwala dodatkowo obniżyć cenę usługi decydując się na większe, jednorazowe niszczenie niż na częste powtarzanie tego procesu.
Jeśli chodzi o przenoszenie kontenerów oraz wynoszenie ich – na szczęście istnieje na rynku wiele firm specjalizujących się w niszczeniu dokumentów, które nie pobierają za to dodatkowych opłat. Dzięki temu nie musimy nadwyrężać swoich pracowników, a jak wiadomo – nawet papierowe dokumenty potrafią ważyć bardzo dużo.
Dodatkowa rada – warto przed przekazaniem dokumentów firmie zajmującej się ich niszczeniem dokładnie odpakować papiery z wszelkich spinaczy i segregatorów. Takie przedmioty na pewno przydadzą się nam w przyszłości, a nie zawierają żadnych poufnych danych, dlatego nie ma potrzeby ich niszczyć. W ten sposób zaoszczędzimy też miejsce w kontenerze, które możemy przeznaczyć na większą ilość dokumentów do zniszczenia. Właśnie dlatego najlepiej do zniszczenia przekazywać luźne kartki. Mogą być spakowane w worki lub kartony, jednak firma zajmująca się profesjonalnym niszczeniem dokumentów powinna być zaopatrzona we wszystko, co pomoże w bezpiecznym zebraniu wszystkich przeznaczonych do utylizacji dokumentów (oraz przedmiotów, jeśli mowa o sprzęcie elektronicznym).
Podsumowując, warto skorzystać z usług firmy, która oferuje profesjonalne niszczenie dokumentów. Zaoszczędzimy przy tym czas, a dodatkowo możemy być spokojni o bezpieczeństwo danych naszej firmy oraz klientów. Aby obniżyć cenę usługi wystarczy odpowiednio się do niej przygotować – dokładnie przejrzeć całą dokumentację oraz odpowiednio ją posegregować i spakować.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów